SISTEMA DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

CANALE DI WHISTLEBLOWING

Le società EDRA Costruzioni Soc. Coop. si è dotata di un apposito sistema informatico per la gestione delle segnalazioni in merito a comportamenti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o l’induzione alla commissione di una violazione delle disposizioni richiamate dal Lgs. 24/2023 (Decreto Whistleblowing), nonché concernente valori aziendali espressi in formali documenti adottati dalla Cooperativa ovvero del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001 e di ogni documento riconducibile alla politica anticorruzione, principi di controllo interno, policy, procedure o norme aziendali. La piattaforma in parola è fornita da un provider esterno, il quale si occupa della gestione delle fasi e dei dati inerenti la registrazione, quest’ultima necessariamente richiesta al Segnalante per l’invio della segnalazione.

Le segnalazioni ricevute tramite il sistema informatico sopra indicato saranno oggetto di analisi da parte dell’Ufficio Affari Legali della Cooperativa. In qualità di organo ricevente, l’Ufficio Affari Legali, può sempre avvalersi di altri dipendenti della società e/o di consulenti per l’espletamento dell’indagine e rispettive attività a seguito di segnalazione pervenuta. Il segnalante sarà informato del ricevimento della segnalazione. Tutte le segnalazioni ricevute saranno trattate in maniera riservata. Il D.Lgs. 24/2023, nell’ottica di estendere quanto più possibile il sistema delle tutele, ha riconosciuto che la riservatezza vada garantita anche alle persone segnalate o comunque coinvolte e di altri soggetti diversi dal Segnalante. Come sancito dal citato Decreto, l’obbligo di riservatezza è esteso non solo al nominativo del Segnalante e dei soggetti di cui sopra, ma anche a qualsiasi altra informazione o elemento, ivi inclusa la documentazione allegata, da cui si possa dedurre direttamente o indirettamente tale identità. La tutela della riservatezza va assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare. L’identità della persona Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

A tutti i componenti della Cooperativa è fatto assoluto divieto di adottare atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante per motivi connessi, in modo diretto o indiretto, alla segnalazione inviata. EDRA Costruzioni Soc. Coop. si riserva di adottare provvedimenti previsti dalla legge nei confronti di coloro che effettueranno segnalazioni con dolo o grave negligenza al fine di arrecare danno alla reputazione di soggetti segnalati ingiustamente. Le sanzioni sono definite in relazione al destinatario delle stesse, secondo quanto previsto nel C.C.N.L. applicabile.

Per la segnalazione interna è attivo il portale dedicato MyWhistleblowing di Zucchetti; la segnalazione può essere avviata dal Segnalante, previa registrazione, utilizzando il seguente link: https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/EDRACostruzioni

Le segnalazioni in forma orale possono pervenire anche tramite specifica richiesta di incontro con l’Ufficio Affari Legali, in qualità di organo ricevente per la gestione delle segnalazioni a norma dell’art. 14 del D.Lgs. 24/2023, attraverso specifica richiesta. In tal caso, previo consenso della persona segnalante, la segnalazione potrà essere documentata anche “mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione”.

È sempre possibile anche richiedere un incontro diretto con l’Ufficio Affari Legali che, in qualità di organo ricevente, si impegna a relazionare periodicamente sulle segnalazioni eventualmente ricevute, riportando numero ed esiti dei casi gestiti e le eventuali azioni intraprese. Tale relazione dovrà essere trasmessa all’Organo di Vigilanza e deve essere approvata dal Consiglio di Amministrazione.

Nel caso in cui si dovesse configurare un conflitto di interesse per il gestore (esempio il segnalato o una parte coinvolta fosse l’Ufficio Affari Legali), la Cooperativa ha previsto come presidio di controllo la formulazione di specifica comunicazione della situazione di conflitto al Presidente del Consiglio di Amministrazione. In questo caso specifico, la Presidenza del Consiglio di Amministrazione diventa direttamente il gestore della segnalazione e ne dà pronta informazione all’Organismo di Vigilanza.

La piattaforma, gestita da un fornitore terzo, garantisce la riservatezza dei dati personali e dell’identità del Segnalante e del contenuto delle segnalazioni, fatti salvi eventuali obblighi di legge. La relativa Informativa Privacy è a disposizione anche negli spazi di pubblicità aziendale posto all’ingresso della sede legale. La documentazione inerente alla segnalazione verrà conservata per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di limitazione di cui all’art. 5 del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR). Qualora all’interno della segnalazione fossero presenti dati personali e sensibili (ivi inclusi quelli relativi all’identità della persona Segnalante o del facilitatore), gli stessi verranno trattati nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e cautele adottate dalla Società nel rispetto della normativa privacy ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. n. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018.
 

CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA

ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) ha attivato un canale di segnalazione esterna, cui il segnalante può rivolgersi in presenza delle condizioni esplicitate all’art. 6 del D. Lgs. 24/2023, cui si rimanda.

Inoltre, il Segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

L’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC.